7. Gestión de Ventas

En Koolvet una misma regla engloba todo el proceso que hace referencia a una venta, es decir desde la presentación de un presupuesto hasta la formalización de un pedido. Como ya es habitual en nuestro software todo estos procesos los llevaremos a cabo por medio de los Estados.

7.1. Estados de las Ventas

  • Borrador: El estado Borrador se refiere a todas las ventas que no están finalizadas o provienen de una visita finalizada. En este estado la venta es totalmente editable y se pueden añadir o quitar productos, modificar precios, cantidades…. Este es el estado por defecto que se asigna al guardar una venta guardar.
  • Pendiente: Una vez confirmada la venta con el botón confirmar esta queda en Pendiente de Cobro, o en el caso que tenga un importe cobrado (ya sea total o parcial). Tanto si la venta esta cobrada total o parcialmente esta aparecerá en el estado borrador de las facturas, para poder ser facturada en el momento que se precise.
  • Todo: Es un resumen general de la unión de los estados Borrador y Pendiente.
Estados de ventas

Imagen 7.1 Estados de Ventas

Nota

En el momento que una venta se pasa del estado Borrador al estado Pendiente, esta también está disponible en el apartado de Facturas cliente en estado Borrador (ver en Facturación).

7.2. Búsqueda de Ventas y/o Facturas

Para buscar una venta y/o factura se tiene que acceder a la opción de menú Ventas/Ventas o Ventas/Facturas de clientes. Una vez dentro de la opción disponemos del apartado de filtros (ya visto en el apartado Antes de empezar) donde se podran buscar por nombre del cliente, importe pendiente, nº de venta, estado de la venta, nº de factura,…)

7.3. Realizar una Venta

Para crear una Venta nueva es necesario ir al menú Ventas/Ventas. Por defecto aparecerán las ventas en Estado Borrador.

Ventana de la gestión de ventas

Imagen 7.2 Ventana de la gestión de Ventas

Para editar una venta ya en proceso es necesario hacer doble clic en la línea que queramos o apretar el botón cambiar_vista, si lo que queremos es crear una venta nueva entonces mediante el botón nuevo.

En el formulario de venta se nos solicitarán los siguientes datos.

  • En la cabecera (color - naranja) se nos solicitará el Tercero (Cliente), fecha de venta, el centro que realiza la venta, número (si se quiere asignar un número a la venta), referencia (algún codigo específico), Plazo de pago de esa venta (en el caso que el cliente tenga definido un plazo de pago se cargará por defecto) y una Tarifa (si se define una tarifa estándar para las ventas esta aparecería, sin embargo el cliente tiene una tarifa personalizada, en este campo se cargaría la del cliente).

  • En la parte inferior (color - verde) se gestionará todo lo referente a la venta (Artículos, cobros y comentarios).

    Pestaña de ventas

    Imagen 7.3 Pestaña de Ventas

    • Pestaña Venta: Se cargaran todos los artículos de la venta. Para cargar artículos se tiene que realizar por medio del botón nuevo, donde se solicitará el nombre del producto, el Lote (si el producto lo requiere), cantidad a vender, Unidad, precio bruto, Descuento, precio Unitario (PVP de Venta) y el importe (se calculará automáticamente). Si es necesario se podran añadir múltiples artículos mediante el botón añadirmultiplesarticulos donde aparecerá una ventana emergente por la que por medio del botón mas podrá realizar los filtros necesarios para seleccionar varios productos y añadirlos a la lista de venta. Una vez introducido todos los productos a vender podemos guardar la venta por medio del botón guardar, de esta forma la venta quedará en estado borrador y se podrá modificar tantas veces como sea necesario. Sin embargo, si la venta es correcta pueden seleccionar el botón confirmar para bloquear la venta y que no se pueda modificar. Una vez confirmada la venta, se nos presentan 2 opciones, Cobrar o dejar en deuda.

      • Cobrar Venta: Si deseamos cobrar la venta tenemos que seleccionar el botón cobrar y se abrirá un formulario donde se podrá indicar la forma de pago (seleccionando buscar podrán seleccionar varias formas de pago), Caja registradora, el importe a cobrar y la fecha en que se cobra. Se puede observar un campo de Recibido* y Cambio, donde se le puede indicar el importe que el cliente ha dado y en Cambio hace la diferencia entre lo entregado y lo que se tiene que cobrar.
      Formulario de cobro

      Imagen 7.4 Formulario de cobro

      • Dejar en Deuda: En el supuesto caso que queramos dejar la venta en deuda simplemente cerrando la ventana es suficiente. En el caso que necesiten saber qué ventas están pendientes de cobro, simplemente vayan al listado de Ventas (Ventas/Ventas en el menú) y en cualquiera de los estados Borrador/Pendiente/Todo aparecerá una columna con el nombre Importe pendiente.
      Listado de Estados de Pagos

      Imagen 7.5 Listado de Estados de Pagos

      • Cobros de Deudas: En el caso de que se quiera cobrar una venta pendiente, es necesario ir al Listado de Ventas (Ventas/Ventas del menú), y seleccionar la que se desea cobrar (doble clic) y realizar el proceso de Cobrar venta (explicado en el punto anterior).
      • Pestaña Cobros: En la pestaña de Cobros es donde se indican todos los importes cobrados al cliente de esa venta. En esta se muestra la forma de pago, importe, fechas, el estado Fallado o Con éxito (donde marca si el cobro es correcto o no). En nuestro caso la pantalla indica que el cobro en efectivo tiene un Estado fallado, es decir, que el cobro es correcto, sin embargo el estado de la Tarjeta de crédito es conexito ya que no se ha podido realizar y quedan todavía pendientes los 100€, però si la queremos cobrar tan solo es necesario apretar «Con éxito» y aparecerá para volver a realizar el cobro, y dar la venta por cerrada y bloqueada.
    Gestión de Pagos

    Imagen 7.6 Gestión de Pagos

    • Pestaña Comentario: Sirve para indicar notas sobre esa venta.

Nota

Cuando aparece estado «Fallado» significa que el cobro es correcto y si está «Con Éxito» representa que todavía se tiene que cobrar.

7.3.1. Facturar una venta

En este apartado explicaremos cómo facturar las ventas del cliente. Al acceder a la pantalla podemos observar 4 pestañas que corresponden al estado (Borrador, Validada, Contabilizada y Todo).

  • Borrador: Son ventas (Albaranes) realizadas que no están cobradas ni contabilizadas.
  • Validada: Es el concepto de factura pro-forma.
  • Contabilizada: Ventas que ya están cobradas y contabilizadas donde se le asigna una fecha de factura y una fecha de cobro.
  • Todo: aparece un listado de todas las ventas y facturas generadas indicando el Número de la factura, fecha, tercero (Cliente), Total y Estado (donde indica el estado de la factura, borrador, Validada y Contabilizada).
Pantalla de Estado de las facturas de cliente

Imagen 7.7 Pantalla de Estado de las facturas de cliente

En el caso que se desee previsualizar el contenido de las facturas/Ventas se puede hacer con doble clic encima de la venta o bién por medio del botón cambiar_vista donde aparecerá el formulario de detalle de venta.

Formulario de detalle de venta

Imagen 7.8 Formulario de detalle de venta

En el caso de querer modificar los estados de las ventas/Facturas se puede hacer mediante los botones de acción acciones o bien entrando en el documento (Doble clic) y seleccionando uno de los estados cancelar, validar o contabilizar.

7.3.2. Terceros con Ventas

En la pestaña Ventas/Terceros con Ventas es utilizado para gestionar todos los terceros (clientes) con ventas.

Listado de terceros con ventas

Imagen 7.9 Listado de terceros con Ventas

En esta lista se pueden realizar diferentes acciones por medio del botón acciones, donde se podrá realizar un cambio de propietario de la venta (Reemplazar) o bién por medio del botón relacionado donde se podrá relacionar al cliente con sus actividades, albaranes, ventas, facturas, visitas,…

7.4. Devoluciones

Para poder generar devoluciones de venta es necesario ir a la pestaña Ventas/Ventas dónde hay el listado de todas las ventas generadas (Estado Todo). Acto seguido se puede aplicar diferentes filtros para buscar el cliente o la venta en cuestión y una vez seleccionada hacemos clic en el botón acciones y marcamos Devolución venta.

Gestión de una devolución

Imagen 7.10 Gestión de una devolución

Una vez seleccionado el botón Devolución venta aparecerá una pantalla donde se podrá Cancelar o Devolver la venta

Gestión de la devolución

Imagen 7.11 Gestión de la Devolución

Al hacer clic en devolver se abrirá una ventana de gestión donde nos indica los datos del Tercero y las líneas de venta que se van a devolver, a parte del almacén donde se quieren devolver los artículos, forma de pago,… En el caso que alguna línea de venta no se desee abonar es necesario seleccionar el producto y indicar el botón eliminar donde aparecerá tachado. En el caso que de la devolución se desee modificar la cantidad a devolver es necesario hacerlo mediante el botón de editar cambiar_vista.

Tramitación de la devolución

Imagen 7.12 Tramitación de la Devolución

Una vez ajustado los productos a devolver y sus cantidades seleccionaremos el botón guardar para dejar la devolución pendiente, pero si es correcta mediante la acción confirmar se da por válida la dicha devolución. Si se precisa mediante el botón cobrar se puede devolver el importe.

Seleccionar la forma de pago de la devolución

Imagen 7.13 Seleccionar la forma de pago de la Devolución

Si se precisa revisar todas las ventas/devoluciones del cliente es necesario ir a la opción de menú Ventas/Ventas y en el estado Todo aparecerán las ventas de cada cliente con sus devoluciones (no olvidemos que mediante la búsqueda se puede precisar los resultados a mostrar).

Para poder revisar las devoluciones se puede gestionar mediante Ventas/Facturas de cliente o entrando a la ficha del Cliente (Terceros/Terceros) y seleccionar el botón y marcar Ventas tal y como se observa en la Imagen X - Gestionar Ventas de un cliente donde cargará la lista de todas las ventas del cliente junto con las devoluciones,… tal y como se observa en la Imagen X - Ejemplo de listado de Ventas y Devoluciones

Ejemplo de listado de Ventas y Devoluciones

Imagen 7.14 Ejemplo de listado de Ventas y Devoluciones

7.5. Presupuestos

En Koolvet también hemos innovado por lo que respecta a los presupuestos. Para realizar un presupuesto es necesario ir a Ventas/Presupuestos donde se mostrará un listado donde se puede apreciar el estado «Borrador», «Presupuesto» y «Confirmado».

Listado de presupuestos

Imagen 7.15 Listado de presupuestos

El estado Borrador son todos los presupuestos que todavía no están confirmados o falta completar información por lo que el presupuesto es editable. En la pestaña Presupuesto el documento ya no es editable ya que se considera que el presupuesto es válido, no obstante por medio del botón borrador (dentro del presupuesto) se puede cambiar el estado del mismo y volver a editar.

Para crear un nuevo presupuesto es necesario hacer clic en el botón nuevo donde se cargará un formulario que nos solicitará información referente al Tercero (cliente), mascota, fecha, forma de pago,… i en la parte inferior, en la sección líneas, si hacemos clic en el botón nuevo podremos añadir todas los productos que sean necesarios para la creación del mismo. Una vez finalizado el presupuesto se permite poner en estado borrador, crear_visita, cobrar y de ser necesario cancelar el presupuesto.

  • Borrador: estado donde se permite la modificacion integra del presupuesto.
  • Crear Visita: Se puede generar la visita directa del presupuesto sin necesidad de entrar a las visitas y cargar el presupuesto.
  • Cobrar: Al generar un presupuesto el cliente puede entregar dinero a cuenta para este presupuesto. De forma que al crear la visita a partir del presupuesto, ya aparecerá como pagada.
Creación de un presupuesto

Imagen 7.16 Creación de un presupuesto

7.6. Movimientos Efectivo (Entradas y salidas de Caja)

El «Movimiento de Efectivo» o también conocido como «Entradas y Salidas de Caja» es considerado cualquier movimiento de entrada y/o salida de efectivo que se genera en cualquier caja registradora del centro. Para acceder a estos movimientos es necesario acceder a la opción de menú Ventas/Movimientos efectivo donde se aprecia el Estado «Borrador» que son movimientos realizados pero que todavía no están confirmados mientras que en «Todos» es un resumen de todos los movimientos realizados con su estado (Borrador o Finalizar)

Listado de Movimientos de Efectivo

Imagen 7.17 Listado de Movimientos de Efectivo

Para crear una nueva entrada o salida de caja en necesario apretar el botón nuevo donde aparecerá un formulario donde se nos solicitará la Caja registradora donde se efectúa el movimiento, la dirección (Entrada o Salida), Empleado, Fecha, Importe, Moneda y observaciones. Una vez sea correcto el movimiento se tiene que apretar finalizar para confirmar.

Gestión de Movimientos Efectivo (Entradas y Salidas de Caja)

Imagen 7.18 Gestión de Movimientos Efectivo (Entradas y Salidas de Caja)

7.7. Cierres de Caja

En la pestaña Ventas/Cierres de Caja se muestra el listado de todos los cierres que se van generando en el programa indicando la caja de la cual generamos el cierre, la fecha del cierre, el empleado, importe, moneda y estado (Borrador y Finalizar).

Listado de cierres de caja

Imagen 7.19 Listado de Cierres de Caja

Para generar un nuevo Cierre de Caja es necesario apretar el botón nuevo dónde aparecerá un formulario en el que se tendrá que seleccionar la Caja registradora de la cual se quiere hacer el cierre mediante el botón buscar, el empleado, la fecha (Fecha en que se generará el cierre), fecha anterior (fecha del último cierre), Importe dónde se tiene que especificar el dinero que se tiene actualmente en la caja sumando todas las formas de pago (efectivo, tarjeta, transferencias,…) y Moneda. Una vez introducidos todos los campos es necesario apretar el botón guardar para generar todos los cobros realizados en el período des del último cierre hasta la fecha actual. En Resumen de cobros se indican todos los cobros realizados (Efectivo, Tarjeta,…) y en los movimientos de caja las Entradas y salidas. Por defecto el cierre de caja se queda en estado Borrador para acabar de comprobar que todo cuadre perfectamente y en el momento que esté validado entonces se puede proceder a finalizar donde se reinicializan todos los valores a 0.

Gestión de un nuevo cierre de caja

Imagen 7.20 Gestión de un nuevo cierre de caja

7.8. Resumen de Cobros

El Resumen de cobros simplemente lo que muestra es una gráfica de la evolución de los cobros des del último cierre de caja hasta la fecha actual. En el caso de no querer ver el gráfico se puede cambiar la vista por medio del botón cambiar_vista donde aparecerá en una lista.

Vista de la evolución de los cobros entre cierres de caja

Imagen 7.21 Vista de la evolución de los cobros entre cierres de caja

7.9. Configuración

7.9.1. Ventas

En este apartado de configuración solamente es necesario configurar (si se desea) la opción de tarifa de venta, dónde se podrá seleccionar una de la tarifas explicadas en el Apartado de Productos/Tarifas (ver Tarifas). En el Caso que no se requiera se puede dejar en blanco.