3. Gestión de Terceros

En Koolvet le damos un giro al concepto habitual de Clientes (Terceros) y Proveedores. El concepto de Tercero es, cualquier persona física o jurídica con la que su empresa tendrá alguna interacción. Sabiendo esto podemos determinar que un Tercero puede ser un cliente, un proveedor, un empleado, un tercero potencial, o un subconjunto de los anteriores.

Por si no hay suficiente se pueden organizar los Terceros en tantas categorías y subcategorías como se precise. Esto es muy útil para agruparlos según sus propios criterios.

3.1. Creación de Terceros

Para crear un Tercero (Cliente, proveedor…), seleccionamos el botón nuevo.

El formulario está formado por una cabecera (Parte estática - Color Naranja) y unas pestañas (lugar donde se rellenan todos los datos del Tercero - Color Verde). En la Imagen X - Formulario de Registro de nuevo tercero, se pueden observar estos apartados.

Cabecera (Color Naranja): donde se define el nombre del tercero, el código del tercero y si está activo.

  • Nombre: És el nombre del Tercero.
  • Código: Código que se genera de forma automática para cada tercero (es único).
  • Activo: Si el tercero esta activo.
  • Desactivar: Tan solo es necesario desmarcar la casilla activo.

Pestañas (Color Verde): donde se define toda la información del Tercero.

Creación de Terceros

Imagen 3.1 Creación de Terceros

3.1.1. Pestaña General

  • Direcciones: En este campo introduciremos las direcciones, marcando las que se utilizan tanto como para facturación como para el envío de mercancías. El número de direcciones a definir es ilimitado añadiendo siempre nuevas por medio del botón nuevo (Línea direcciones).
  • Idioma del tercero: El idioma que se utilizarà para comunicación con el tercero. La documentación relacionada con este tercero se imprimirà en este idioma.
  • Medios de Contacto: Podremos añadir todas las formas de contacto con dicho tercero. Siempre se pueden añadir con el botón nuevo (Línea Medios de Contacto).
  • Categorías: Las categorías sirven para agrupar a los terceros por tipologías (Vip, Normal, Proveedor,…). También se puede llevar el control de las categorias por medio del menú en Árbol de categorías (Ver Apartado - Creación de Categorías de los terceros).

3.1.2. Pestaña Identificadores

Se utilizará para introducir todos los CIF/NIF de los terceros. En el caso que sea un CIF/NIF Europeo se seleccionará la opción de VAT, y se incluirá el código de país como prefijo. Por ejemplo para añadir un NIF español se utilizará el siguiente formato: ES0000000T. El programa valida que los identificadores sean correctos, por lo que no nos dejarà introducir NIF’s que no sean válidos. En el botón nuevo nuevo siempre se pueden añadir múltiples valores.

Gestión de Identificadores de los Terceros

Imagen 3.2 Gestión de Identificadores de los Terceros

3.1.3. Pestaña Mascotas

En esta pestaña se muestran todas las mascotas del Tercero. También se pueden crear nuevas mascotas directamente, por medio del botón nuevo.

Vista de todas las mascotas del cliente

Imagen 3.3 Vista de todas las mascotas del cliente

3.1.4. Pestaña Banca

En la pestaña de Banca podremos gestionar todas las cuentas bancarias de los Terceros y añadir de nuevas mediante el botón nuevo nuevo o bién seleccionar alguna de existente con el botón mas.

Gestión de las cuentas bancarias

Imagen 3.4 Gestión de las cuentas bancarias

Cuando se abra el cuadro de diálogo tendran que indicar la Entidad Bancaria, el titular y el número de cuenta de la misma.

Asociación cuenta bancaria a un Tercero

Imagen 3.5 Asociación cuenta bancaria a un Tercero

Toda esta configuración de las Cuentas Bancarias también se puede realizar desde la opción de Menú/Banca → Banca donde encontraran los Bancos y las cuentas de los terceros para ser configuradas.

3.1.5. Pestaña Contabilidad

En esta pestaña se pueden configurar los aspectos del Tercero (Clientes, proveedores,) que hacen referencia a las formas de pago (Ejemplo: pago a 30 días, 60 días,…) o bién las reglas de impuesto de los mismo (tipo de Iva, IRPF/RE,…).

Para buscar un registro de plazo de pago es necesario apretar el icono lupa donde se propondran una serie de valores.

También se puede tener un control total de las deudas del cliente mediante, dinero a cuenta y domiciliaciones bancarias.

  • Importe pendiente: Importe de deuda solo de las ventas pendiente (no facturas).
  • A cobrar hoy: Importe pendiente a pagar de las facturas.
  • A cobrar: Importe pendiente a pagar de las facturas contabilizadas.
  • Anticipos: Dinero a cuenta que dispone el cliente a su favor.
  • A pagar hoy: Facturas pendientes de pagar de un proveedor.
  • A pagar: Facturas contabilizadas pendientes de pagar de un proveedor.
Gestión de la contabilidad del Tercero

Imagen 3.6 Gestión de la contabilidad del Tercero

De la misma forma que los plazos de pago sirve para el IRPF/RE donde apretando el icono lupa se precargaran las opciones disponibles para cada opción.

3.1.6. Pestaña Venta

En la pestaña de venta podremos especificar la tarifa que se utilizarà por defecto para las ventas relacionadas con este tercero.

Gestión de tarifas del Tercero

Imagen 3.7 Gestión de tarifas del Tercero

3.2. Direcciones

Muestra todas las direcciones que disponemos de los Terceros (opción de menú Terceros/Direcciones). También nos indica si la misma es dirección de facturación o solo de envío de mercaderías. Si se precisa también se pueden crear direcciones nuevas asociadas a un Tercero sin la necesidad de tener que abrir la ficha del mismo.

Gestión de direcciones de los Terceros

Imagen 3.8 Gestión de direcciones de los Terceros

3.3. Métodos de Contacto

De la misma forma que el apartado de Direcciones, la de Medios de Contacto (opción de menú Terceros/Medios de contacto) muestra todas la diferentes formas que tenemos de contactar con un tercero, sea por e-mail, teléfono, fax… .

Gestión de Medios de contacto

Imagen 3.9 Gestión de Medios de contacto

3.4. Clasificación de terceros

Mediante la creación de Categorías (opción de menú Terceros/Árbol de categorias) podremos classificar los terceros que tengamos en el sistema. Una vez creadas estas categorias, las podremos relacionar con los terceros.

En las categorías se pueden crear «árboles», es decir, se pueden crear agrupaciones de categorías de forma que puedes tener múltiples categorías asignadas a un tercero.

Por ejemplo:

  • Tipo de tercero:
    • Vip
    • Normal
    • Moroso
  • Facturación:
    • Menos de 10 mil €
    • Entre 10 y 20 mil €
    • Más de 20 mil €

Siguiendo esta pauta a un tercero le podemos asignar que es un tercero Vip y que tiene una facturación de 20 mil € o bién que es un tercero Normal y que factura menos de 10 mil € Se pueden crear nuevas categorías por medio de .

3.5. Cambio de propietario

Desde el formulario de un tercero, mediante el botón de accion, se puede realizar la acción de Reemplazar. Esto es útil para realizar un cambio de propietario.

Reemplazar propietario

Imagen 3.10 Reemplazar propietario

Para realizar el reemplazo es necesario seleccionar el tercero principal y por el que se requiere reemplazar tal y como se muestra a continuación:

Formulario de reemplazo de terceros

Imagen 3.11 Formulario de reemplazo de terceros

Una vez seleccionados ambos clientes, procederemos a hacer el cambio mediante el botón reemplazar.

Nota

Al realizar un reemplazo, el tercero de origen se desactiva y todas las facturas, ventas,… se asocian al nuevo tercero.

3.6. Relaciones de los terceros

En los relacionados de los terceros se puede acceder a información como las ventas, visitas, actividades (citas), …

Relaciones de los terceros

Imagen 3.12 Relaciones de los terceros