5. Productos

Un producto está compuesto por el nombre genérico o plantilla de producto y sus posibles variantes. Esto ha sido pensado para no tener duplicidad de artículos y poder gestionar todas las variantes de los artículos como sea necesario sin necesidad de duplicar el mismo.

Por ejemplo:

  • Nombre Artículo principal/Plantilla Principal: Impermeable canino.
  • Variantes:
    • Impermeable Canino Talla S.
    • Impermeable Canino Talla M.
    • Impermeable Canino Talla L.
    • Impermeable Canino Talla XL.

A continuación explicaremos como configurar estas opciones.

5.1. Productos

En el menú de Productos Productos/Productos se muestra un listado de todos los productos de los que disponemos. Para editar o visualizar la información de cualquier artículo haremos doble clic encima de él o por medio del botón . En el caso que sea necesario crear un nuevo producto tienen que apretar el botón nuevo.

Listado de productos

Imagen 5.1 Listado de productos

5.1.1. Nuevo Producto

Para crear un nuevo producto o plantilla, es necesario clicar al botón nuevo para abrir el formulario de nuevo registro. En este formulario tendremos que especificar el Nombre del artículo, Tipo de articulo (Activos, Bienes o servicio), Precio de venta, precio de coste, y la UdM por defecto donde indicaremos la medida que utilizaremos para cuantificar el producto (centímetros, quilos, horas, miligramos,…), aparte de indicar la varias Categorías para agrupar el producto que estamos creando con otros de similar tipología y variantes (más adelante detallaremos esta opción).

Volviendo al campo de Tipo (Activo, Bienes o Servicio) detallamos las múltiples opciones:

  • Bienes: si seleccionamos dicha opción nos aparecerá los siguientes campos → Consumibles, Comparable y Vendible, que deberemos marcar si NO queremos que se controle las existencias de nuestro producto. Si por lo contrario SI queremos llevar el control de existencias tendremos que dejarlo sin marcar. también se podrá marcar si el artículo estará disponible para ser vendible, comprable o ambos.
  • Servicios: Opción que indica que el artículo que se vende es un servicio como pueden ser consultas veterinarias, desparasitaciones, vacunación…
  • Activo: Si el producto esta activado o no.
  • Desactivar: Tan solo es necesario desmarcar la casilla activo.
Creación nuevo producto

Imagen 5.2 Creación nuevo producto

5.1.2. Variantes/Descripción alternativa

De cada producto podremos tener múltiples variantes. Cada variante, tiene un código y una descripción distinta. Esto es útil para gestionar productos de distintas tallas o colores. Por ejemplo, si tenemos el producto «Chubasquero Perro», con las tallas Grande y Pequeña, crearemos un solo producto con dos variantes, de forma que sólo tenemos que definir una vez los atributos del producto. Para crear nuevas Variantes es necesario hacer clic en el botón nuevo y solicitará que se indique el Código y la Descripción.

Gestión de variantes

Imagen 5.3 Gestión de variantes

Nota

Esta descripción de las variantes es la que aparecerá en las impresiones de las Facturas,…

5.1.3. Clientes

Esta opción de menú se activa cuando a un producto se le indica que es vendible. Una vez la pestaña Clientes se haga visible, en ella podremos definir el UdM de venta (en caso que sea distinta que el que tengamos definidos por defecto) y el tiempo de espera que se necesita para poder entregar el producto.

Pestaña clientes en productos

Imagen 5.4 Pestaña clientes en productos

5.1.4. Proveedores

Esta opción se activa al indicar comprable en el artículo, donde se podrá definir la UdM de compra, en caso que sea diferente al que tenemos asignado por defecto. También se podrá definir todos los proveedores que nos suministran este producto, junto con el Nombre y Código propio del proveedor.

Listado de proveedores de un producto

Imagen 5.5 Listado de proveedores de un producto

Si se edita el proveedor haciendo doble clic se abrirá la ventana de registro donde se podrán configurar tiempos de espera de suministro del artículo, código del proveedor,… y los precios y descuentos aplicados por el proveedor.

Gestión de proveedores en los productos

Imagen 5.6 Gestión de proveedores en los productos

5.1.5. Lotes

En la pestaña de Lotes dentro de productos, nosotros indicaremos si el tipo de producto tiene un lote obligatorio (Si/No) y en el caso de tenerlo entonces configuraremos el Estado vida útil y Estado caducidad. * Estado vida útil es el tiempo que transcurre desde que se crea el lote hasta su consumo preferente. Encontramos 3 opciones la de Ninguno, Opcional y Obligatorio dependendiendo de la opción Koolvet nos obligará o no, a poner un tiempo de vida útil (siempre expresado en días). * Estado caducidad es el tiempo máximo que tiene que pasar para retirar dicho producto. Igual que en el estado vida útil, encontramos 3 opciones la de Ninguno, Opcional y Obligatorio dependendiendo de la opción koolvet nos obligará o no a poner un tiempo a caducar (siempre expresado en días). Más adelante explicaremos cómo asignar un número de Lote a los productos y la fecha de caducidad ubicado en (logistica).

Gestión de lotes

Imagen 5.7 Gestión de lotes

5.1.6. Contabilidad

La pestaña de Contabilidad dentro de productos es utilizado para especificar la cuenta de ingresos y la cuenta de gastos. Además se podrán configurar los diferentes impuestos de venta (impuesto cliente) y de compra (impuesto proveedor). También tenemos la posibilidad de configurar los impuestos anteriormente indicados mediante el uso de las cuentas de categorías de los artículos, de forma que asignando un producto a una categoría en concreto esta puede tener preestablecidas las cuentas contables.

Gestión de contabilidad de los productos

Imagen 5.8 Gestión de contabilidad de los productos

5.1.7. Configuración de Factores de Conversión

En las siguientes imágenes explicaremos cómo se configura la compra de «CAJAS» y la venta de «PASTILLAS» (algo muy común en vuestro sector).

1ero: tendremos que configurar las Conversiones con las que tenemos que trabajar. Para esto tienen que ir a Productos / Unidades de medida y aparecerá un listado como el de la Imagen X - Gestión de Unidades de Medida. En esta crearemos la conversión «Caja 100 uds» apretando al botón nuevo.

Gestión de Unidades de Medida

Imagen 5.9 Gestión de Unidades de Medida

2ndo: una vez abierto el formulario rellenaremos los siguientes campos.

  • Nombre: Caja 100 uds.
  • Categoria: pertenece a la categoría Unidades.
  • Símbolo: podemos poner Caja es un campo irrelevante.
  • Factor: pondremos la cantidad que contiene la caja en nuestro caso 100.
  • Conversión: Koolvet te recalcula automáticamente este campo, por lo que no tiene que hacer nada en principio.
  • Posición de redondeo: dejaremos el estándar.
  • Decimales: marcaremos 2 decimales

Con estos campos tenemos configurado lo que contiene nuestra Caja. Es importante indicar que esta Unidad de Conversion (Caja 100 uds), se puede aplicar en todos los productos que tengan una misma conversión

Creación de Factor de Conversión para Caja 100 uds

Imagen 5.10 Creación de Factor de Conversión para Caja 100 uds

3ero: ahora crearemos la Unidad de Pastillas.

  • Nombre: Pastillas.
  • Categoria: pertenece a la categoría Unidades.
  • Símbolo: podemos poner pastilla ya que es un campo irrelevante.
  • Factor: pondremos la cantidad que se venderá en nuestro caso 1 (porque la venta es unitaria).
  • Conversión: Koolvet te recalcula automáticamente este campo, por lo que no tiene que hacer nada en principio.
  • Posición de redondeo: dejaremos el estándar.
  • Decimales: marcaremos 2 decimales

Con estos campos indicamos que la venta de los artículos con esta Unidad de Medida (UdM) será unitaria. Es importante indicar que esta Unidad de Conversión (Pastillas), se puede aplicar en todos los productos que tengan una misma conversión.

Creación de las pastillas

Imagen 5.11 Creación de las pastillas

4rto: Una vez configuradas las Unidades de medida, tendremos que asignar al producto estos factores para que se hagan efectivos. Para esto tenemos que ir a la ficha del producto en Producto/Producto y seleccionar el que necesitemos que tenga un factor de Conversión. Dentro del artículo, en la pestaña general, tendremos que indicar donde pone UdM por defecto → «pastillas» (porque el artículo lo vendemos por pastillas y no por cajas)

Asignación de Pastillas al UdM por defecto en General

Imagen 5.12 Asignación de Pastillas al UdM por defecto en General

En la pestaña Clientes tendremos que indicar que el UdM de venta es pastillas.

Asignación de Pastillas al UdM por defecto en Clientes

Imagen 5.13 Asignación de Pastillas al UdM por defecto en Clientes

Y por último en la pestaña Proveedores indicar que el UdM de compra es Caja 100 uds.

Asignación de Pastillas al UdM por defecto en Proveedores

Imagen 5.14 Asignación de Pastillas al UdM por defecto en Proveedores

Con todos estos pasos tenemos configurado que nuestro artículo que compramos en Cajas lo vendemos en unidades sueltas, en este caso pastillas.

A partir de este momento cada vez que realicen una compra de cajas el sistema le hará la conversión a pastillas (Ver compras)

5.2. Árbol de categorías

Nuestra aplicación nos permite agrupar productos según nuestras necesidades y en múltiples categorías.

Gestión de Categorías

Imagen 5.15 Gestión de Categorías

Para crear una categoría nueva hace falta hacer clic en el botón nuevo donde se abrirá un formulario. En este formulario indicaremos en el campo Nombre el nombre de la categoría que queremos crear y en el caso que pertenezca a otra categoría lo indicaremos en el campo Padre. En el caso que se quieran crear subcategorías nuevas a categorías principales ya creadas será necesario abrir la categoria principal (Categoría Padre) y en la pestaña Hijos configurar todas las subcategorías que necesiten. En una categoría también hay la posibilidad de activar la contabilidad donde se especificará la Cuenta de ingresos y la Cuenta de gastos así como los impuestos de cliente y proveedor por defecto para cada categoría. De esta forma al asignar a un producto una categoría ya se configurará por defecto las cuentas contables.

Creación de nuevas categorías

Imagen 5.16 Creación de nuevas categorías

5.2.1. Categorías

En la pestaña Productos/Árbol de categorías/Categorías simplemente marca un listado de todas las categorías creadas. En este listado podrás crear de nuevas o modificar las existentes por medio de los botones de acción.

Categorías de productos

Imagen 5.17 Categorías de productos

5.3. Unidades de Medida

Tal y como hemos explicado en el apartado de Configuración de Factores de Conversión aquí se podrán configurar todas y cada una de las unidades de medida que se utilizarán para la gestión de productos. Si necesitan crear nuevas tan solo es necesario hacer clic en el botón nuevo.

Listado de las Unidades de Medida

Imagen 5.18 Listado de las Unidades de Medida

5.3.1. Categorías de la unidad de medida

Las categorías se utilizan para agrupar las distintas unidades en «famílias». Para crear nuevas categorías deben apretar el botón nuevo y escribir el nombre que deseen para la nueva categoría.

Gestión de las categorías de las Unidades de Medida

Imagen 5.19 Gestión de las categorías de las Unidades de Medida

5.4. Tarifas

Las tarifas sirven para asignar descuentos específicos de producto/s a una categoría/s, a un cliente,… Al entrar en tarifas en la opción de menú Productos/Tarifas se puede observar un listado de todas las tarifas de las que disponemos y se pueden editar haciendo doble clic en la tarifa o bien por medio del botón de cambiar_vista o crear de nuevas con el botón nuevo.

Listado de tarifas

Imagen 5.20 Listado de Tarifas

Edición de tarifas

Imagen 5.21 Edición de tarifas

Para terminar con la configuración de las tarifas podemos añadir nuevas reglas mediante el botón nuevo, donde se abrirá el formulario de registro de las reglas que pasamos a detallar.

  • Secuencia: Es el orden de ejecución de las reglas.
  • Categoría: Es la categoría a la que aplicaremos la regla. Si se quiere aplicar a todas las categorías dicho campo se tiene que dejar en blanco.
  • Producto: En el caso de querer asignar la regla solamente a un artículo este es el campo donde se especifica el nombre del artículo. En el caso de dejarlo en blanco se aplicarían a todos.
  • Cantidad: a partir de qué cantidad se hará efectiva la regla.
  • Fórmula: la fórmula es la regla de descuento que queremos aplicar. Por ejemplo si quieren asignar un 10% de descuento la fórmula sería la siguiente:
    • unit_price*0.90 ← Esto significa que del precio de venta (del 100%) rebajamos el 10% por lo que el precio de venta que queda es el 90%.
    • unit_price*0.85 ← Esto significa que del precio de venta (del 100%) rebajamos el 15% por lo que el precio de venta que queda es el 85%.
Creación de tarifas

Imagen 5.22 Creación de tarifas

5.5. Proveedores de productos

En la opción de menú Productos/Proveedores de productos listado de todos los artículos con los datos del proveedor, nombre del artículo (en el caso que el nombre del proveedor sea diferente al que vendemos) y código del proveedor.

Gestión de proveedores

Imagen 5.23 Gestión de proveedores

Haciendo doble clic encima de un producto se abre la ventana de configuración del producto y por medio del boton cambiar_vista se puede editar informacion como la cantidad, precio bruto, descuento o precio unitario o bién crear de nuevos por medio de nuevo.

Edición del Producto por Proveedor

Imagen 5.24 Edición del Producto por Proveedor