2. Antes de Empezar a usar el Software

Antes de empezar a utilitzat Koolvet, les detallaremos cómo està distribuido y la funcionalidad de sus barra de herramients.

2.1. Distribución de la Aplicación

En la interficie de la aplicación, se pueden observar 3 apartados diferenciados:

Distribución de la aplicación

Imagen 2.1 Distribución de la aplicación

1. Barra Superior (Color Naranja): aparece el usuario con el que se han validado en la aplicación y el nombre de la empresa. También será la zona donde se irán abriendo todas las pestañas de trabajo. Además, desde la opción Favoritos podrá acceder a las acciones que se utilizan más habitualmente. Para añadir una opción en los favoritos simplemente debe marcar la estrella (estrella) que aparece junto a cada opción de menú –vistafavorito

  1. Menú (Parte izquierda): Es el menú principal de la aplicación, y donde están ubicadas todas las opciones del mismo. Dispone de un Buscador donde puede introducir el nombre de la opción que desee buscar, sin la necesidad de navegar por todas para localizarlo (Recuadro de Color Rojo).
  2. Àrea de trabajo: Es el lugar donde se abrirán las acciones que se vayan ejecutando en la aplicación (Recuadro de Color Verde).

2.2. Definición del idioma de trabajo

En la barra superior derecha, apretamos donde se especifica el usuario que se ha validado en la aplicación para poder definir el idioma y otras preferencias del usuario.

Preferencias del usuario

Imagen 2.2 Preferencias del usuario

En el siguiente formulario aparecen varias opciones a configurar:

  • Usuario: se pueden configurar datos pertenecientes al cliente.
  • Preferencias: donde definiremos el idioma de la aplicación.
  • Acciones: Opciones que se van abrir de forma automàtica al conectarnos ala aplicación.
Definición de Idioma

Imagen 2.3 Definición de Idioma

2.3. Iconos de la aplicación

Una de las características principales de Koolvet es la estandarización en todas nuestras pantallas, es decir, todos los formularios, listados, se rigen por un mismo patrón, de esta forma si sabemos las opciones de menú y la distribución de los mismos nos servirá para cualquier opción de programa.

En Koolvet disponemos de 4 niveles de menús genéricos en todas las pantallas de la aplicación. A continuación detallamos dichos menús.

2.3.1. Barra de herramientas

Es el menú situado en la parte superior del area de trabajo. b

Allí encontramos los siguiente iconos:

  • cambiar_vista : Cambiar de vista.
  • anterior : Ir al registro Anterior.
  • siguiente : Ir al registro Siguiente.
  • nuevo : Crear un nuevo registro.
  • guardar : Guardar los cambios.
  • actualizar : Actualizar el listado/Recargar el registro. Se puede utilizar para descartar los cambios realizados en un registro.
  • adjuntos : Acceder a los ficheros adjuntos del registro. El 0 indicará el número de ficheros relacionados con el registro actual.
  • notas : Acceder a las notas del registro. El 0 indicará el número de notas sin leer.
  • acciones : Acciones que se pueden predeterminar dependiendo de la sección donde este y los registros que se tengan marcados. Por ejemplo: en los clientes asignar una acción de enviar por SMS o e-mail.
  • relacionado : Acceder a los registros relacionados. Permite navegar a registro relacionados con la selección actual, por ejemplo para acceder a todas las ventas de un cliente.
  • imprimir : Permite imprimir los registros seleccionados. Por ejemplo nos servirà para imprimir el ticket de una venta.

2.3.3. Acciones Específicas de los registros

Estas acciones sirven para añadir valores a los registros actuales. Por ejemplo: si tenemos un cliente añadir números de contacto. La función de los iconos es la siguiente (de izquierda a derecha):

  • Ver en modo lista cambiar_vista
  • Registros Anterior anterior
  • Registro Posteriores siguiente
  • Nuevo nuevo
  • Editar / Abrir Registro editarregistro
  • Eliminar eliminar
  • Refrescar actualizar
  • Añadir un valor existente mas
  • Eliminar menos
Acciones específicas de cada registro

Imagen 2.5 Acciones específicas de cada registro

2.4. Campos Obligatorios

En Koolvet la gestión de campos obligatorios es extremadamente sencilla. Para saber si un campo es obligatorio o no simplemente hace falta observar si la etiqueta está en Negrita (Campo Obligatorio) o no (Campo opcional).

Campos obligatorios y opcionales

Imagen 2.6 Campo obligatorio y no obligatorio

2.5. Buscar registros

Para buscar registros se debe utilizar el buscador que se encuentra en la parte superior de las vistas de listado. Podemos escrbir nuestros criterios de busqueda directament en el buscador:

Vista del buscador

Imagen 2.7 Vista del buscador

Si no queremos escribir directamente, podemos clicar en el botón filtros , para abrir un formulario con las opciones de búsqueda. Una vez abierto y podremos rellenar aquellos campos por los que querramos filtrar.

Formulario de búsqueda

Imagen 2.8 Formulario de búsqueda

Hay que tener en cuenta que Koolvet ofrece una ayuda contextual muy potente cuando se está creando un filtro. Para ello únicamente es necesario escribir la primera letra del nombre del campo por el que se desea buscar y automáticamente aparece un menú contextual con los posibles candidatos para efectuar la búsqueda.

2.5.1. Operadores disponibles

Se pueden utilizar los siguientes operadores en el cuadro de busqueda.

  • OR: Utilizado para realizar la búsqueda de uno de los valores añadidos.
  • =: igual a
  • <: menor que
  • <=: menor o igual que
  • >: más grande que
  • >=: más grande o igual que
  • !=: no igual a
  • !: diferente
  • %: Utilizado para buscar partes de un registro el cual no sabemos exactamente como esta introducido. (ver aquí Buscar por una parte del nombre del registro)

2.5.2. Buscar por el nombre del registro

Si lo que se desea es buscar un determinado registro conociendo el nombre del mismo, basta con escribir dicho nombre para que, automáticamente, desaparezcan todos los demás de la lista.

2.5.3. Buscar por una parte del nombre del registro

En el caso que no sepamos exactamente el nombre/valor a buscar disponemos del comodín % que nos sirve para indicar parte del valor o nombre a buscar:

*Ejemplo*

  • 636% -> en este caso buscará todos los registros que empieza por 636.
  • %590 -> en este caso buscará todos los registros que terminan por 590.
  • =636 -> que el nombre sea exactamente 636.

2.5.4. Combinar varios criterios de búsqueda

Se puede combinar varios criterios de búsqueda, por ejemplo si introducimos:

Espécie: Felina Sexo: Macho

se mostraran los registros que cumplan ambas condiciones. Es decir, que sean de espécie felina y de sexo Macho.

Si se quieren buscar registros que cumplan una condición o otra, debemos utilizar el operador OR. Por ejemplo:

Espécie: Felina OR Espécie: Canina

Buscará todos los registros que en el campo espécie tengan Felina o Canina.

2.6. Ejemplos de búsquedas

  1. Filtrar por fechas:
"Fecha creación": >07/09/2015
  • Fecha creación: es el nombre del campo a filtrar
  • >07/09/2015: desde la fecha que se quiere buscar.
  • <07/09/2015: hasta la fecha que se quiere buscar.

2.7. Guardar los filtros mas utilizados

También damos la posibilidad de guardar estas búsquedas o filtros para reutilizarlos siempre que se necesite. Los filtros son individuales para cada usuario. En primer lugar debemos escribir o crear el filtro, pulsar enter y una vez tenemos los datos filtrados, podemos hacer clic en la estrella añadirfavorito que podemos encontrar a la derecha del recuadro de búsqueda.

Si necesitamos utilizar los filtros guardados los tendremos disponible siempre que lo necesitemos, en el icono que podemos encontrara a la derecha de la estrella. Una vez pulsado, se nos mostrarán los filtros que tengamos guardados.

Selección de una filtro

Imagen 2.9 Selección de un filtro

Solo tendremos que seleccionar el nombre del filtro para aplicar-lo.

2.8. Registros inactivos

Hay algunos casos en que nos interesa desactivar un registro para que no se pueda seguir usando. Inactivar significa que no está disponible para ser buscado, pero no se elimina el registro ya que existen otros relaciones que hacen referencia al mismo (ventas). Ejemplo: cuando dejamos de vender un producto de nuestro catálogo. Entonces lo inactivamos para que no se pueda volver a vender, pero no lo eliminamos ya que tenemos històricos de ventas, pedidos,… del mismo.

Por defecto al crear un registro nuevo siempre estará marcado como Activo → activo .

Para inactivar un registro es necesario acceder a él y desmarcar la opción de Inactivo → inactivo

Para buscar aquellos registros que están inactivos simplemente hace falta hacer clic en el boton botoninactivo

Para reactivar un Registro es necesario buscar previamente dicho registro desactivado, y una vez localizado hacer doble clic en el mismo y buscar el campo Activo y marcar el check → activo

2.9. Duplicar/Eliminar registros

Koolvet le permite la eliminación y duplicados de cualquier tipo de registro (productos, ventas, terceros, visitas,…). Para poder duplicar y eliminar los registros es necesario ir al despeglabe que aparece en la opción de menú en la que nos encontremos y en este caso seleccionar Duplicar o Eliminar, tal como se muestra a continuación.

Duplicar/Eliminar registros

Imagen 2.10 Duplicar/Eliminar registros

2.10. Importar/Exportar de registros

Koolvet le permite la Importación/Exportación de ficheros en formato CSV. Estos ficheros se podrán abrir con cualquier herramienta de hoja de cálculo, como el LibreOffice, Microsoft Office o Openoffice.

En todos los casos en los que sea necesario la importación / exportación de registros, nos situaremos en la acción de donde queramos realizar la acción. Ejemplo: si deseamos exportar Mascotas, iremos al listado Mascotas (Menú Gestión Veterinaria/Mascotas). En el caso de importar terceros, deberemos abrir el listado de terceros (Menú Terceros/Terceros)

2.11. Exportar Ficheros CSV

Para exportar datos es necesario ir al desplegable que aparece en la opción de menú en la que nos encontremos y en este caso seleccionar Exportar, tal como se muestra a continuación:

Exportación de ficheros

Imagen 2.11 Selección para exportar Datos

Este asistente se divide en tres apartados, el primero donde veremos las Exportaciones predefinidas (Color Verde), el segundo está dividido en tres columnas (Color Azul ) y un tercero de Parámetros CSV (Color Naranja):

Asistente de Exportaciones

Imagen 2.12 Asistente de Exportaciones

El apartado de Color Azul encontramos tres columnas que se dividen de la siguiente forma:

  • Todos los campos: Los campos disponibles a exportar.
  • Acciones: Acciones a realizar para exportar.
  • Campos a exportar: Los campos que exportamos.

En la columna donde aparecen todos los campos (Color Azul) seleccionaremos aquellos que nos interese Exportar y con la opción de añadir se activarán en la columna de la derecha (campos a exportar).

También disponemos de más acciones:

  • Eliminar: Elimina un campo de la columna Campos a exportar.
  • Limpiar: Elimina todos los campos de la columna Campos a exportar.
  • Guardar exportación: Permite guardar como favorito esta acción.
  • Eliminar exportación: Permite un favorito ser eliminado.

En los Parámetros CSV (Color Naranja) nos permite escoger si el fichero CSV se abrirá con nuestro editor predeterminado de CSV o guardar el archivo en nuestro disco. En el caso de abrir un CSV, se abrirá con la aplicación predeterminada que tenga asignado a este tipo de ficheros.

2.12. Importar Ficheros CSV

Para importar datos es necesario ir al desplegable que aparece en la opción de menú en la que nos encontremos y en este caso seleccionar Importar.

Selección para importar Datos

Imagen 2.13 Selección para importar Datos

La importación de ficheros es muy similar a la de Exportar datos (Exportar Ficheros CSV). Esta acción sirve para importar nuevos registros al programa.

Este asistente se divide en 2 apartados (Imagen X - Asistente de Importaciones), el primero dividido en tres columnas (Color Azul ) y el segundo para la gestión del fichero a importar (Parámetros CSV - Color Naranja).

El apartado de Color Azul encontramos tres columnas que se dividen de la siguiente forma:

Para la importación (Imagen X - Asistente de Importaciones) disponemos de 3 columnas para:

  • Todos los campos: Que campos disponibles tenemos.
  • Acciones: Acciones a realizar para importar.
  • Campos a importar: Los campos que importamos del CSV.

Seleccionaremos aquellos campos que queramos importar de la columna de la izquierda y con la opción de añadir se activan en la columna de la derecha (campos a importar).

También disponemos de más acciones:

  • Eliminar: Elimina un campo de la columna Campos a importar.
  • Limpiar: Elimina todos los campos de la columna Campos a importar.
  • Auto-detectar: Revisa las cabeceras del CSV que concuerden con los campos del registro.

Para importar deberemos seleccionar el archivo de nuestro disco duro en «Seleccionar archivo», como si lo deseamos, podemos especificar los campos de nuestro CSV.

Asistente de Importación

Imagen 2.14 Asistente de Importaciones

2.13. Números de registros en pestañas

Otro de los puntos fuertes de Koolvet es el número que aparece en las múltiples pestañas del software. Dicho número indica el número de registros que cumplen cada uno de los criterios de la pestaña (en este caso Borrador, Programada,…). Con esta opción sabemos la cantidad de registros (pendientes) de cada pestaña sin la necesidad de tener que acceder.

Números de registros de las pestañas

Imagen 2.15 Números de registros de las pestañas